「またこの会議か…」「今日の会議、何が決まるんだろう」。

週の初め、カレンダーに並んだ会議の予定を見て、ため息をついた経験はありませんか？ 目的が曖昧なまま始まり、一部の人だけが話し、時間だけが過ぎていく。そんな「無駄な会議」は、私たちの貴重な時間とエネルギーを奪う大きな要因です。私自身、過去には数多くの非生産的な会議に悩まされてきました。しかし、ある時から「アジェンダ（議題）」と「ファシリテーション（進行術）」の2つを徹底的に見直したことで、会議の質は劇的に改善しました。今では、会議は「時間を奪われるもの」から「物事を前に進めるための最短ルート」に変わっています。この記事では、私が様々な情報を比較検討し、実践して本当に効果があったと感じている「無駄な会議を撲滅するためのアジェンダの作り方とファシリテーション術」を、具体的な経験を交えながらご紹介します。

なぜ、あなたの会社の会議は「無駄」になってしまうのか？

効果的な対策を講じる前に、まずはなぜ無駄な会議が生まれるのか、その根本原因を考えてみましょう。私がこれまで見てきた中で、特に共通していた原因は以下の5つです。

これらの原因のほとんどは、会議の「設計図」であるアジェンダをしっかりと作り込むことで解決できます。

会議の生産性はここで決まる！最強アジェンダの作り方 5ステップ

私が試行錯誤の末にたどり着いた、最も効果的なアジェンダの作り方は、以下の5つのステップです。これは単なる議題リストではなく、会議を成功に導くための「脚本」だと考えてください。

会議を成功に導くファシリテーション術 3つのコツ

完璧なアジェンダ（脚本）があっても、会議を円滑に進めるファシリテーター（監督）がいなければ意味がありません。私が特に重要だと感じている、進行のコツを3つご紹介します。

• 1

  【開始時】場の設定と目的の再確認

  会議が始まったら、まずアジェンダを参加者全員で確認し、「今日のゴールは〇〇です」と声に出して宣言します。これにより、参加者の意識がゴールに向かって統一されます。また、「意見を否定しない」「時間厳守」といった簡単なグランドルールを確認するのも、心理的安全性を高める上で非常に効果的です。

• 2

  【会議中】タイムキープと議論の交通整理

  ファシリテーターの最も重要な役割は、議論の交通整理です。話が脱線しそうになったら、「その話も非常に興味深いですが、一度ゴール達成のために議題〇〇に戻りましょう」と勇気をもって軌道修正します。また、意見が特定の人に偏らないよう、「△△さんはこの件についてどう思われますか？」と、発言が少ない人に優しく話を振ることを意識しています。

• 3

  【終了時】決定事項とネクストアクションの確認

  会議の最後5分は、必ず「まとめ」の時間とします。「今日の会議で決まったことはAとBです。そして、そのためにCさんがDをEの期限までに行います」というように、「決定事項」と「誰が・何を・いつまでにやるのか（ネクストアクション）」を全員の前で復唱し、合意を取ります。これをやらない会議は、ただの雑談で終わったのと同じです。

【応用編】オンライン会議で特に意識したいポイント

オンライン会議では、対面以上にファシリテーターの役割が重要になります。私が特に意識しているのは、「意図的な巻き込み」です。

• リアクションを促す： 「この意見に賛成の方は、いいねボタンを押してください」
• チャットを活用する： 「質問や補足はチャットに書き込んでください」
• 名指しで意見を求める： 「画面オフの方も多いので、〇〇さん、今の点いかがですか？」

少し過剰なくらいに双方向性を意識することで、オンライン特有の「受け身の姿勢」を防ぐことができます。